在很多企业中，内部的信息交流、文件传达和工作汇报以及与外部的业务谈判、客户联系都是通过邮件进行的，邮件易保存，可以随时随地调阅，还具有法律约束力和权威性，因此是通用的办公交流工具。对于一位从象牙塔走入社会的实习生来说，TA在学校里学到的可能是各种理论知识，而在企业中却要熟练掌握各种办公软件的操作技巧，以U-Mail邮件系统为例，TA该如何通过对邮箱账号的管理来实现对具体员工的操作呢？

一、通过对某邮箱账号的操作来实现对相应员工个体的限制

首先，对于每一位入职的员工，公司规定TA可以申请一定容量的邮箱账号，管理人员可以在后台开放这个权限，当然，管理员也可以自己操作给某位员工设定邮箱账号的一切，TA能够对具体某账号操作，也能够进行批量操作（批量导入、修改、删除、编辑），当管理员登录U-Mail邮件系统（www.comingchina.com）后台后，选择左边的“邮箱账号管理”，随后弹出对话框中，选择“添加账号”如下图所示：

注：这是对一个邮箱账号进行设定，如名字、登录密码，并分配容量和网络硬盘大小，此外还可以设置其各种权限，而根据“一个账号对应一位员工”的原则，右边则是相应的该员工详细具体信息。

1、发信权限的设置：有的时候出于工作需要，对某邮箱账号进行一定的限制，如只能发送给本地域，可以对外发送等选项，如此精细化操作有利于实现管控，杜绝安全隐患。

2、收信权限：可以限制某邮箱账号禁止接收所有邮件、只接收本地邮件或者不限制其权限，如下图所示：

登录方式：只能限定网页登录，或者不限制条件，如下图：

 

二、对批量账号的操作

上面我们演示了对一个具体邮箱账号的操作，实际上如果员工数量比较多的话，逐一输入，会造成极大的工作量，为了提高效率，我们可以在一个excel表格中先根据各种选项来输入员工资料，随后一次性导入到邮件系统中。

如下图是“邮箱账号管理”主界面：

 

可以选择“批量添加账号”、“批量修改账号”、“批量删除账号”，对一大批账号进行一次性录入、修改和删除的操作。如下图所示

 

当然，反过来说，也可以将大批量的邮箱账号导出来进入一个excel表格中，U-Mail邮件系统操作自如。

 

三、搜索定位用户，强制更改密码

一家企业如拥有海量的用户，当需要对某个具体账号进行操作时，我们无需一个个去查找比对，而是可以通过一个对话框，设定条件，快速定位

如果我们觉得用户的密码设置过于简单，需要增加其复杂性，或者因为该账号高度机密，需要不断更换密码，同样也可以在如下对话框中进行：

如上图，可以限定用户每隔一段时间，如一周或半个月就更改一次密码，也可以限定其只能在某个IP登录，还能够允许其是否共享邮箱。

所以，如果这些技巧运用得当，是可以实实在在提升工作效率、改进企业管理，欢迎点击网址下载U-Mail邮件系统！